Co je pro účetnictví důležité?
Všechny účetní jednotky musí svoje povinnosti dodržovat tak, aby byla splněna hlavní účetní zásada, a to je správné a poctivé zobrazení účetnictví a finanční situace účetní jednotky. Všechny skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví musí být zachyceny účetními doklady.
Aby byl doklad považován za účetní doklad, musí být splněny podmínky stanoveny zákonem o účetnictví.
Musí proto obsahovat:
- Označení účetního dokladu – účetní doklady musí být označeny způsobem zabezpečujících vazbu mezi jednotlivými doklady a účetními zápisy v účetních knihách.
Používané zkratky:
FP faktura přijatá
FV faktura vystavená
PPD příjmový pokladní doklad
VPD výdajový pokladní doklad
BV bankovní výpis
- Obsah účetního případu a jeho účastníky – obsah znamená např. nákup materiálu, poskytnutí služeb apod.Označením účastníků je míněno obchodní jméno a sídlo právnické osoby nebo jméno, příjmení a místo podnikání fyzické osoby.
- Peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství – např. počet kusů prodaného zboží a cena za kus nebo sazba za hodinu práce.
- Okamžik vyhotovení účetního dokladu – je to datum, kdy byl doklad vytvořen.
- Okamžik uskutečnění účetního případu – není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu.
- Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování – osoba odpovědná za účetní případ stvrzuje obsah účetního případu, tj. písemností, které jsou předmětem zápisu.
Členění dokladů
Podle druhů
Faktura vystavená – na základě tohoto dokladu vzniká nárok na platbu od odběratele za provedené práce a služby nebo prodané zboží.
Faktury přijatá – na základě tohoto dokladu vzniká účetní jednotce povinnost zaplatit za provedené práce a služby nebo za zboží.
Příjmové pokladní doklady – používají se u plateb, které probíhají v hotovosti.
Výdajové pokladní doklady – účtují se výdaje v hotovosti.
Bankovní výpis – přehled o pohybu peněz na bankovním účtu.
Vnitřní účetní doklady – slouží pro zaúčtování hospodářských operací uvnitř podniku (např. příjemka, výdejka, výplatní listiny).
Podle počtu dokumentovaných případů
Jednotlivé – jedná se pouze o jednu hospodářskou operaci
Sběrné – shrnují více jednotlivých účetních dokladů zachycujících stejnorodé hospodářské operace do nového dokladu – zaúčtovány jednou položkou.
Podle obsahu
Vnější – jsou to doklady, kdy účastníkem účetního případu je někdo mimo účetní jednotku.
Vnitřní – jsou doklady, které mají vztah k účetním případům uskutečněným pouze uvnitř podniku.
Opravy účetních dokladů
Opravy v účetních dokladech nesmějí vést k porušení úplnosti, průkaznosti a správnosti. Po provedení opravy musí být zřejmé, čeho se týká a kdo opravu provede.
Máme několik možností oprav
- Přeškrtnutí chybného údaje tenkou čarou, ovšem tak, aby byla zajištěna čitelnost původního záznamu. Nad ním uvedeme správný údaj s datem opravy a podpisem
- vyhotovení nového účetního dokladu místo nesprávného
- vyhotovení vnitřního účetního dokladu na opravu, ale musí být jasné, který původní účetní doklad byl opravován
Účetní doklady Archivace
Všechny účetní doklady musí být po nějaký čas uchovány. Délka archivace u jednotlivých účetních záznamů j stanovena v § 31 zákona o účetnictví. Je ovšem třeba dodržovat ještě i další právní normy, které upravují délku archivace, jako je např. zákon o archivnictví, zákon o DPH nebo zákon o sociálním zabezpečení.
Lhůty pro archivaci začínají běžet koncem účetního období, kterého se týkají.
10 let se archivují
- účetní závěrka
- výroční zpráva
5 let se archivují
- účetní doklady
- účetní knihy
- odpisové plány
- inventurní soupisy
- účtový rozvrh
- přehledy
- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví