Co je pro účetnictví důležité?

 

Všechny účetní jednotky musí svoje povinnosti dodržovat tak, aby byla splněna hlavní účetní zásada, a to je správné a poctivé zobrazení účetnictví a finanční situace účetní jednotky. Všechny skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví musí být zachyceny účetními doklady.

Aby byl doklad považován za účetní doklad, musí být splněny podmínky stanoveny zákonem o účetnictví.

Musí proto obsahovat:

  • Označení účetního dokladu – účetní doklady musí být označeny způsobem zabezpečujících vazbu mezi jednotlivými doklady a účetními zápisy v účetních knihách.

Používané zkratky:

FP       faktura přijatá

FV      faktura vystavená

PPD    příjmový pokladní doklad

VPD   výdajový pokladní doklad

BV      bankovní výpis

 

  • Obsah účetního případu a jeho účastníky – obsah znamená např. nákup materiálu, poskytnutí služeb apod.Označením účastníků je míněno obchodní jméno a sídlo právnické osoby nebo jméno, příjmení a místo podnikání fyzické osoby.

 

  • Peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství – např. počet kusů prodaného zboží a cena za kus nebo sazba za hodinu práce.

 

  • Okamžik vyhotovení účetního dokladu – je to datum,  kdy byl doklad vytvořen.

 

  • Okamžik uskutečnění účetního případu – není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu.

 

  • Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování – osoba odpovědná za účetní případ stvrzuje obsah účetního případu, tj. písemností, které jsou předmětem zápisu.

 

Členění dokladů

 

Podle druhů

Faktura vystavená – na základě tohoto dokladu vzniká nárok na platbu od odběratele za provedené práce a služby nebo prodané zboží.

Faktury přijatá – na základě tohoto dokladu vzniká účetní jednotce povinnost zaplatit za provedené práce a služby nebo za zboží.

Příjmové pokladní doklady – používají se u plateb, které probíhají v hotovosti.

Výdajové pokladní doklady – účtují se výdaje v hotovosti.

Bankovní výpis – přehled o pohybu peněz na bankovním účtu.

Vnitřní účetní doklady – slouží pro zaúčtování hospodářských operací uvnitř podniku (např. příjemka, výdejka, výplatní  listiny).

 

Podle počtu dokumentovaných případů

Jednotlivé – jedná se pouze o jednu hospodářskou operaci

Sběrné – shrnují více jednotlivých účetních dokladů zachycujících stejnorodé hospodářské  operace do nového dokladu – zaúčtovány jednou položkou.

 

Podle obsahu

Vnější – jsou to doklady, kdy účastníkem účetního případu je někdo mimo účetní jednotku.

Vnitřní – jsou doklady, které mají vztah k účetním případům uskutečněným pouze uvnitř podniku.

 

 

Opravy účetních dokladů

Opravy v účetních dokladech nesmějí vést k porušení úplnosti, průkaznosti a správnosti. Po provedení opravy musí být zřejmé, čeho se týká a kdo opravu provede.

Máme několik možností oprav

  • Přeškrtnutí chybného údaje tenkou čarou, ovšem tak, aby byla zajištěna čitelnost původního záznamu. Nad ním uvedeme správný údaj s datem opravy a podpisem
  • vyhotovení nového účetního dokladu místo nesprávného
  • vyhotovení vnitřního účetního dokladu na opravu, ale musí být jasné, který původní účetní doklad byl opravován

 

Účetní doklady Archivace

Všechny účetní doklady musí být po nějaký čas uchovány. Délka archivace u jednotlivých účetních záznamů j stanovena v § 31 zákona o účetnictví. Je ovšem třeba dodržovat ještě i další právní normy, které upravují délku archivace, jako je např. zákon o archivnictví, zákon o DPH nebo zákon o sociálním zabezpečení.

Lhůty pro archivaci začínají běžet koncem účetního období, kterého se týkají.

10 let se archivují

  • účetní závěrka
  • výroční zpráva

 

5 let se archivují

  • účtový rozvrh
  • přehledy
  • účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví