Závazné dokumenty nezbytné pro vedení účetnictví

 

Všechny účetní jednotky, které vedou účetnictví v plném rozsahu, musí vést čtyři účetní knihy:

  • Deník
  • Hlavní knihu
  • Knihu analytických účtů
  • Knihu podrozvahových účtů

 

Deník

Každá účetní jednotka může vést buď jeden a nebo více deníků. V deníku jsou účetní zápisy uspořádány z časového hlediska. Pokud vede účetní jednotka pouze jeden deník, jsou v něm zaúčtované všechny účetní doklady v daném účetním období tak, jak šly za sebou. Většinou však účetní jednotky vedou více peněžních deníků. Každý z těchto deníků je veden pro danou účetní oblast, např. deník bankovního účtu, deník vydaných faktur apod. V deníku by měly být zaznamenány o každém účetním dokladu základní údaje  – tj. číslo dokladu, stručný popis, datum vystavení dokladu atd.

Účetní deník má významnou kontrolní funkci. Jeho úkolem je prokázat zejména, že účetnictví účetní jednotky je úplné a že byly zaúčtovány všechny účetní případy týkající se účetního období.

 

Hlavní kniha

V hlavní knize jsou účetní zápisy uspořádány z hlediska věcného. Zahrnuje syntetické účty podle účtového rozvrhu, které obsahují tyto informace:

  • Zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha
  • Souhrnné obraty strany má dáti a dal účtů
  • Zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka

 

Analytické účty

Analytické účty účetní jednotky vytvářejí v rámci syntetických účtů. Zachycují podrobněji zápisy v hlavní knize a jsou členěny podle potřeb konkrétní účetní jednotky.  Peněžní částka v knihách analytických účtů musí odpovídat příslušným souhrnným peněžním částkám obratů nebo zůstatků syntetických účtů, k nimž se tyto účty vedou.

 

Podrozvahové účty

V knihách podrozvahových účtů se uvádějí účetní zápisy, které se neuvádějí v deníku nebo hlavní knize. Na těchto účtech se sledují důležité skutečnosti nutné pro posouzení majetkoprávní situace účetní jednotky. Sleduje se např. najatý majetek v leasingu, odepsané pohledávky apod.

 

Účetní knihy se mohou vést jako:
  • volné listy
  • vázané knihy

Při používání volných listů je nezbytné dodržovat následujíc podmínky, aby nedošlo k narušení úplnosti účetnictví:

  • je nutné před započetím účtování nebo při prvním účetním zápisu očíslovat listy nebo strany
  • položky zaznamenané na jedné straně je nutné odečíst a převést na následující stranu

Při zpracování účetnictví na PC se většinou provádějí zápisy prvotně do knih analytických účtů a teprve potom se provádí zápis součtů příslušných analytických účtů do hlavní knihy obsahující syntetické účty.

 

Otevírání účetních knih:

  • ke dni vzniku povinnosti vést účetnictví
  • k prvnímu dni účetního období

 

Zavírání účetních knih:

  • ke dni zániku povinnosti vést účetnictví
  • k poslednímu dni účetního období

Po uzavření účetních knih a sestavení účetní závěrky nesmí účetní jednotka do uzavřených knih přidávat další účetní zápisy.